Ať už jste řadový zaměstnanec, drobný podnikatel nebo vrcholný manažer, málokdy je práce tak rutinní, aby nevyžadovala určitou dávku přípravy a organizace. Možná pořád tápete, jak nakládat se svým pracovním časem, možná nestíháte a možná se vám zdá, že vaši práci definuje jedno slovo: chaos. To může změnit metoda Pomodoro.
Je to pravděpodobně ta vůbec nejjednodušší, přitom zároveň nejefektivnější metoda organizace práce, kterou můžete uplatnit a v dlouhodobém horizontu vám reálně může změnit (nejen) profesní život. Pokud máte dojem, že jste v práci stoprocentní, že si zvládáte organizovat svůj čas bez větších potíží a že se den co den dostanete na maximum produktivity, kterou jste schopni obsáhnout, nemusíte číst dál. Pokud se ale potýkáte s neefektivním time managementem, zkuste právě tuto techniku.
Metoda Pomodoro byla vyvinuta v 80. letech a jejím principem je rozdělení celkového pracovního času na jednotlivé bloky. Filozofie této metody je poměrně jednoduchá: Dejme tomu, že během určitého rozhodného období (např. den) musíte splnit tři úkoly a vyřídit e-mailovou korespondenci. Za normálních okolností, bez systému, budete pravděpodobně přecházet z úkolu na úkol, jednotlivé tasky prokládat vyřizováním e-mailů, sem tam se podíváte na Facebook, abyste si odpočinuli, nebo si vyřídíte telefonát s manželkou.
Metoda Pomodoro v podstatě nedělá nic jiného, než že stanovuje určitá pravidla. A to je právě to, kvůli čemu máme problém dotahovat úkoly do konce – absence jakéhokoliv systému. Představte si, že tyto tři úkoly a vyřízení několika e-mailů musíte splnit během jednoho dne. Bez systému můžete velmi často sklouznout (a garantuji vám, že sklouznete) k tomu, že od každého úkolu vypracujete trochu, ale ani jeden nedotáhnete do konce, a pokud ano, tak jen ve fázi, která postačuje pro odškrtnutí splněného úkolu, nikoli však tak, abyste mohli s čistým svědomím říct, že jste udělali maximum pro efektivní výsledek.
S metodou Pomodoro dáte své práci řád. V původní verzi stála metoda na rozdělení pracovního času na 25 minut dlouhé úseky oddělené krátkou přestávkou. Čas si však můžete modifikovat podle svého, podstatné je, abyste si stanovili pravidla, která dodržíte. Řekněme tedy, že ony tři úkoly a vyřízení e-mailů musíte stihnout vyřídit během osmihodinové pracovní doby. Můžete si tak rozdělit den na čtyři úseky po 105 minutách (1:45 h.) s dvacetiminutovou přestávkou mezi úseky, kdy tři úseky budou patřit jednotlivým úkolů a čtvrtý vyřízení korespondence. Dostanete se tak na 8 hodin práce, jako obvykle, ale tentokrát s jasným systémem.
Principem je, že během pracovních bloků se budete věnovat pouze předem určené činnosti a ničemu jinému. Před započetím každého bloku si veškerá zařízení přepnete do režimu Nerušit (či Letadlo nebo podobné obdoby), zavřete všechna nesouvisející okna na počítači a zaostříte maximální soustředěnost pouze na ten jeden daný úkol. Osobní korespondenci či telefonáty si můžete vyřizovat během přestávek, stejně tak se během přestávky najíte, dojdete si na toaletu, pokecáte s kolegy. Bloky však budou neodmyslitelně patřit pouze jedné aktivitě.
Zní to jednoduše, a jednoduché to také je. Pokud se vám však podaří tento systém dodržovat, dostanete se do situace, kdy budete mít jasně stanovený čas na daný úkol, během něhož zapomenete na veškeré okolní ruchy. Vaši efektivitu to zvýší znatelně. Časy jednotlivých bloků samozřejmě můžete přizpůsobit daným úkolům, stačí předem odhadnout, jak dlouho vám bude daný úkol trvat, a můžete jednotlivé bloky libovolně modifikovat. Podstatné však je odpoutat se během vlastní práce od všeho, co by vás mohlo na efektivním vypracování úkolu rušit.
Samozřejmě, že ne vždy během bloku úkol stihnete dokončit. Principem této metody není vždy se vejít do časového úseku, ale najít si jasná pravidla v organizaci vaší práce, která se tak v dlouhodobém měřítku stane velmi efektivní, protože vám pomůže zaměřit se na to, co zrovna potřebujete udělat. Technika Pomodoro tak není primárně technikou, která by řídila organizaci, ale technikou, která řídí soustředění. Díky tomu, že vám pomůže fokusovat se na jednu aktivitu a odstranit veškeré okolní ruchy, osvojíte si podstatně organizovanější time management.
